Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, Historia, Archiwistyka, akty prawne

[ Pobierz całość w formacie PDF ]
Dziennik Ustaw Nr 14
— 746 —
Poz. 67
67
ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
Na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca
1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archi-
wach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.
1)
)
zarządza się, co następuje:
4) komórka organizacyjna — wydzieloną organiza-
cyjnie część podmiotu, w szczególności wydział,
dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne sta-
nowisko pracy;
5) metadane — zestaw usystematyzowanych infor-
macji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą
lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszuki-
wanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe prze-
chowanie oraz zarządzanie;
§ 1. 1. Rozporządzenie określa:
1) instrukcję kancelaryjną,
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumen-
tacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów
akt,
6) odwzorowanie cyfrowe — dokument elektronicz-
ny będący kopią elektroniczną dowolnej treści za-
pisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożli-
wiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumie-
nie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do
pierwowzoru;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwów zakładowych, zwaną dalej „instrukcją
archiwalną”,
dla organów gminy i związków międzygminnych, or-
ganów powiatu, organów samorządu województwa
i organów zespolonej administracji rządowej w wo-
jewództwie, a także urzędów obsługujących te orga-
ny, zwanych dalej „podmiotami”.
7) pismo — wyrażoną tekstem informację, stanowią-
cą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od
sposobu jej utrwalenia;
8) prowadzący sprawę — osobę załatwiającą mery-
torycznie daną sprawę, realizującą w tym zakre-
sie przewidziane czynności kancelaryjne, w szcze-
gólności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie
projektów pism w sprawie, dbanie o termino-
wość załatwienia sprawy i kompletowanie akt
sprawy;
2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kierowni-
ku podmiotu, należy przez to rozumieć, odpowiednio,
wójta (burmistrza, prezydenta miasta), przewodniczą-
cego zarządu związku międzygminnego, starostę,
marszałka województwa, wojewodę oraz pozostałe
organy zespolonej administracji rządowej w woje-
wództwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez
urząd wojewódzki.
9) przesyłka — dokumentację otrzymaną lub wysyła-
ną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym
dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednic-
twem elektronicznej skrzynki podawczej, określo-
nej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r.
o informatyzacji działalności podmiotów realizują-
cych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565,
z późn. zm.
2)
);
3. W stosunku do organów stanowiących gminy,
powiatu i województwa zadania w zakresie postępo-
wania z dokumentacją i wykonywania czynności kan-
celaryjnych realizują odpowiednie podmioty i kierow-
nicy tych podmiotów.
§ 2. Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:
10) skład chronologiczny — uporządkowany zbiór do-
kumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie
wynikającym z kolejności wprowadzenia do syste-
mu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wpro-
wadzono system EZD;
1) akta sprawy — dokumentację, w szczególności
tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową,
filmową, multimedialną, zawierającą informacje
potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz
odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i roz-
strzygania;
11) skład informatycznych nośników danych — upo-
rządkowany zbiór informatycznych nośników da-
nych zawierających dokumentację w postaci elek-
tronicznej;
2) archiwista — realizującego zadania archiwum za-
kładowego pracownika podmiotu;
3) kierownik komórki organizacyjnej — osobę kieru-
jącą komórką organizacyjną lub osobę upoważnio-
ną do wykonywania jej zadań;
12) sprawa — zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakre-
su postępowania administracyjnego, wymagające
rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub
przyjęcia do wiadomości;
1)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały
ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170,
poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426,
z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166,
poz. 1317 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 47, poz. 278
i Nr 182, poz. 1228.
2)
Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U.
z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127,
poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 40,
poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228.
Dziennik Ustaw Nr 14
— 747 —
Poz. 67
13) system EZD — system teleinformatyczny do elek-
tronicznego zarządzania dokumentacją umożliwia-
jący wykonywanie w nim czynności kancelaryj-
nych, dokumentowanie przebiegu załatwiania
spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów
elektronicznych;
6. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfi-
kacji dziesiętnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2, polega na
dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zaj-
muje się dany podmiot, a tym samym całości wytwa-
rzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na
maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych
dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głów-
nej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (mi-
nimum — dwie, maksimum — dziesięć). Dalszy podział
klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analo-
gicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy
oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi
się spis spraw lub w ramach której grupuje się doku-
mentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.
14) system tradycyjny — system wykonywania czyn-
ności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu
załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia doku-
mentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwoś-
cią korzystania z narzędzi informatycznych do
wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej
postaci;
7. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archi-
walnej polega na przyporządkowaniu tym klasom
oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpo-
wiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5
ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o naro-
dowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej da-
lej „ustawą”.
15) teczka aktowa — materiał biurowy używany
w systemie tradycyjnym do przechowywania do-
kumentacji w postaci nieelektronicznej.
§ 3. Instrukcja kancelaryjna, określająca szczegóło-
we zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryj-
nych w podmiotach, stanowi załącznik nr 1 do rozpo-
rządzenia.
8. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny
stanowiący kombinację cyfr:
1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfro-
we od „0” do „9”;
2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe
od „00” do „99”;
3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od
„000” do „999”;
4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfro-
we od „0000” do „9999”.
§ 4. 1. Dokumentacja powstająca w podmiocie i do
niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana
na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt,
zwanego dalej „wykazem akt”, przez oznaczanie, reje-
strację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej
grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt
spraw.
2. Wykaz akt dla:
1) organów gminy i związków międzygminnych oraz
urzędów obsługujących te organy i związki stano-
wi załącznik nr 2 do rozporządzenia;
9. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzysta-
ne przez podmioty do dodania nowych klas.
2) organów powiatu i starostw powiatowych stanowi
załącznik nr 3 do rozporządzenia;
10. Na opis klasy w wykazie akt składają się:
1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 8;
2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy
zagadnienia;
3) w przypadku klas końcowych — kategoria archi-
walna, o której mowa w ust. 7.
3) organów samorządu województwa i urzędów mar-
szałkowskich stanowi załącznik nr 4 do rozporzą-
dzenia;
4) organów zespolonej administracji rządowej w wo-
jewództwie i urzędów obsługujących te organy
stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.
11. Na opis klasy może składać się, w razie potrze-
by, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wy-
jaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju
dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych
metod liczenia okresów przechowywania lub określe-
nia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.
3. Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się no-
we zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym
zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się do-
kumentacji związanej z realizacją tych zadań.
§ 5. Instrukcja archiwalna, określająca organizację,
zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz
szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumen-
tacją w archiwum zakładowym, stanowi załącznik nr 6
do rozporządzenia.
4. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:
1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w opar-
ciu o kryteria rzeczowe;
2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;
§ 6. 1. Z dokumentacją spraw niezakończonych po-
wstałą i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wej-
ścia w życie rozporządzenia postępuje się następująco:
1) sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego
znaku sprawy aż do zakończenia sprawy albo
2) zakłada się nową sprawę, stosując odpowiednio
§ 28 ust. 3 lub § 55 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej.
3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na koń-
cowym etapie podziału w wykazie akt.
5. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której
mowa w ust. 4 pkt 1, polega na jej niezależności od
struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kom-
petencji wewnątrz podmiotu.
Dziennik Ustaw Nr 14
— 748 —
Poz. 67
2. Wyboru, o którym mowa w ust. 1, dokonuje kie-
rownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocz-
nie informację do archiwum zakładowego.
8. Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone
w archiwum zakładowym przed dniem wejścia w ży-
cie rozporządzenia zachowują ważność.
9. Lokal archiwum zakładowego niespełniający
wymogów rozporządzenia należy dostosować do tych
wymogów w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie
rozporządzenia.
3. W przypadku gdy kategoria archiwalna określo-
na dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed
dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od ka-
tegorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje
się kategorię archiwalną o wartości wyższej.
§ 7. Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie
do dokumentacji powstającej i napływającej do pod-
miotu od dnia 1 stycznia 2011 r.
4. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w ży-
cie rozporządzenia nie została w podmiotach zakwali-
fikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych,
jest kwalifikowana na podstawie wykazów akt stano-
wiących odpowiednio załączniki nr 2—5 do rozporzą-
dzenia.
§ 8. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogło-
szenia.
3)
Prezes Rady Ministrów:
D. Tusk
3)
Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone: rozporządze-
niem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorzą-
du województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073, z 1999 r. Nr 103,
poz. 1192 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1244), rozporządze-
niem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu
(Dz. U. Nr 160, poz. 1074, z 1999 r. Nr 102, poz. 1187 oraz
z 2001 r. Nr 116, poz. 1243) i rozporządzeniem Prezesa Ra-
dy Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygmin-
nych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636
oraz z 2006 r. Nr 127, poz. 885), które utraciły moc z dniem
1 stycznia 2011 r. na podstawie art. 15 ustawy z dnia 12 lu-
tego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności
podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektó-
rych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230), oraz rozporzą-
dzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej
dla zespolonej administracji rządowej w województwie
(Dz. U. Nr 161, poz. 1109 oraz z 1999 r. Nr 112, poz. 1320),
które utraciło moc z dniem 2 kwietnia 2010 r. na podstawie
art. 81 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i ad-
ministracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31,
poz. 206 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230).
5. Do dokumentacji elektronicznej odzwierciedla-
jącej przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, po-
wstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie
rozporządzenia w systemie EZD spełniającym wyma-
gania określone w przepisach wydanych na podsta-
wie art. 5 ust. 2b ustawy, oraz do dokumentacji nie-
elektronicznej powiązanej z tą dokumentacją elektro-
niczną, w sposób uwzględniający wymagania § 1
ust. 9 i 10 instrukcji kancelaryjnej, stosuje się przepisy
rozporządzenia.
6. System EZD, o którym mowa w ust. 5, niespeł-
niający wymogów rozporządzenia należy dostosować
do tych wymogów w terminie 12 miesięcy od dnia
wejścia w życie rozporządzenia.
7. Jeżeli dotychczas stosowany w podmiocie
system teleinformatyczny wymusza stosowanie
określonej konstrukcji znaku sprawy lub separato-
ra, można stosować tę konstrukcję, nie dłużej jednak
niż 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządze-
nia.
Dziennik Ustaw Nr 14
— 749 —
Poz. 67
Załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 stycznia 2011 r. (poz. 67)
Załącznik nr 1
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
SPIS TREŚCI:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Rozdział 2
Czynności kancelaryjne w systemie EZD
Rozdział 3
Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym
Rozdział 4
Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego
reorganizacji
Załączniki do instrukcji
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych
w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne
nie stanowią inaczej:
1) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz
2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część
dokumentacji w archiwum zakładowym.
2. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD.
3. Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawo-
wym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.
4. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i roz-
strzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.
5. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu do-
kumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą
one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.
6. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wska-
zuje się, jeżeli:
1) przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów
dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu;
2) szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych,
elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w:
a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowa-
na tylko przez ten podmiot,
b) instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi
publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi
— w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów;
3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu
dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
7. Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu doku-
mentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco:
1) zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej
sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych
akt spraw, albo
2) prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfro-
we z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietwo-
rzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.
8. Wyboru, o którym mowa w ust. 7, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie
informację archiwiście.
Dziennik Ustaw Nr 14
— 750 —
Poz. 67
9. Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje
umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje
w podmiocie.
10. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiada-
jącej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.
§ 2. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do
obowiązków kierownika podmiotu.
2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności
w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt
spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się archiwiście.
§ 3. W podmiocie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.
§ 4. Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na spo-
sób jej rejestrowania i przechowywania na:
1) tworzącą akta spraw;
2) nietworzącą akt spraw.
§ 5. 1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy
i otrzymała znak sprawy.
2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.
3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela krop-
ką w następujący sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej
oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane
w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych
w podmiocie.
6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to
dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakła-
da się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;
4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wy-
dzielenia;
5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
[ Pobierz całość w formacie PDF ]

Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, Historia, Archiwistyka, akty prawne

Tematy